Utilidad y uso de las agendas

 

Las agendas mejoran tu eficiencia en el día a día de tu emprendimiento.

Hoy voy hablar sobre las agendas. En mi opinión, bien usadas son un aliado y definitivamente mejoran tu eficiencia en tu trabajo.

El secreto de tu éxito está determinado por tu agenda diaria

John Maxwell

La función básica de las agendas es darle visibilidad a los compromisos diarios, para asegurarnos que tenemos tiempo para cumplirlos.

👉Este concepto es muy importante, la agenda es una ayuda visual.

Es muy frecuente que las personas inicien el año con la determinación de organizarse mejor y el uso de agendas forma parte de este propósito. Comienzan con mucho entusiasmo, pero al poco tiempo dejan de hacerlo, y en pocos meses, la agenda solamente está acumulando polvo sobre el escritorio.

Esto ocurre, porque le damos un uso inadecuado y no logramos convertirlas en una herramienta para mejorar nuestra capacidad de organización y nuestra eficiencia diaria, para un mejor uso del tiempo.

De modo que, en este articulo te explicaré como dar un uso adecuado para que sean realmente útiles en el día a día.

A continuación os comparto unos consejos :

✸ Solamente incluye en tu agenda diaria los compromisos que tienen fechas específicas y caducan en el tiempo. Cosas tales como: reuniones o compromisos que involucran a otras personas (que ocupan un tiempo y a veces un espacio específico) con quienes interactuamos en tiempo real o tareas que deben ejecutarse o decidirse en un tiempo específico. No es una lista de deseos de cosas que quieres hacer, sino un compromiso de tiempo que destinarás a actividades que deben ser realizadas en ese día en particular.

Aunque sea una agenda para tus compromisos laborales, incluye también tiempo para ti y para tus compromisos personales, familiares y sociales. De esta forma, te aseguras de poder visualizar los tiempos destinados a cada cosa y optimizar el tiempo de trabajo y tiempo personal, asegurando que tienes tiempo para todo.

Se realista y precavido en el uso del tiempo. Asegúrate de destinar tiempo suficiente para cada tarea o compromiso que incluyas y dejar espacio entre compromisos. Ese espacio te permitirá trasladarte, en caso de que las actividades así lo requieran, o te permitirá incluir compromisos que surjan (porque los imprevistos siempre aparecen). Mientras más realista sea tu estimación del tiempo, mayor será la probabilidad de que cumplas con las tareas y compromisos que te has propuesto. 

✸ Mantenla actualizada y trabájala diariamente. Revísala cada mañana y/o cada tarde. Mientras más frecuentemente la uses y la actualices, mayor es la probabilidad de que se ciñas a lo que has planificado para el día.

Convierte en un hábito el llevarla siempre contigo, guardarla siempre en el mismo lugar y tenerla a mano todo el tiempo. De esta forma, cualquier nuevo compromiso o tarea que surja lo podrás incorporar de inmediato, evitando que se te olvide, si lo dejas para más adelante.

Haz de tu agenda algo que te resulte atractivo y te de ganas de usar. Mientras más vaya con tu personalidad, con tu trabajo, con tu estilo, mayor es la probabilidad de que continúes usándola. Personalízala. Usa colores para distinguir cosas. Incorpora frases, dibujos, notas. Úsala para anotar ideas que te vayan surgiendo a lo largo del día. Escoge una agenda (física o digital) que te resulte cómoda de llenar y de actualizar y te parezca estéticamente agradable.

✸ El uso de la agenda es un complemento a la lista de tareas de la que conversamos semanas atrás. Si utilizas ambos recursos adecuadamente, encontrarás que te resultan un apoyo. No dejarás tantas cosas confiadas a tu memoria y te liberará del estrés de tener muchas cosas pendientes, al tiempo que evitará los problemas que acarrean los frecuentes “Ay, disculpa, me olvidado ”.

✹ Un beneficio adicional que tiene el uso de la agenda es que se constituye en tu memoria histórica y la puedes usar para recordar cosas del pasado, fechas de reuniones, actividades, acuerdos, que no te vienen a la mente de inmediato. Es un registro de lo que has hecho anteriormente .

No consideres el uso de la agenda como una tarea más, sino una ayuda.

¿Cuál es tu agenda favorita?

¿Por qué te gusta?

Te le en comentarios 😀

Un saludo